Datenschutz: Gemeinderäte auf dem Trockenen

Im Wahlkampf wurde von vielen für mehr Transparenz und Offenheit gekämpft. Auch aus diesem Grund hat sich der neugewählte Gemeinderat in einer seiner ersten Sitzungen mit der Einführung eines Ratsinformationssystems befasst. Nun jedoch stößt diese Offenheit an Grenzen des Datenschutzes.

Eigentlich könnte man meinen, ist das keine große Sache, werden doch im Gemeinderat die allermeisten Themen öffentlich behandelt und damit sich die Räte auch eine entsprechende Meinung bilden konnten, wurden in der Vergangenheit umfangreiche Sitzungsmaterialien versandt. Doch diese blieben eben nicht in den Händen der Gemeinderäte, sondern wurden mitunter munter weiterverschickt.

„Wir mussten feststellen, dass Unterlagen, die zur Vorbereitung auf die entsprechenden Sitzungen dienen sollten, an unbefugte Dritte weitergereicht worden sind“, äußerte sich Bauamtsleiterin Doris Schneider. Ein Vorgang, den sie alleine aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht gutheißen kann. „Wir werden künftig nur noch die Informationen weitergeben, die auch den Richtlinien des Datenschutzes entsprechen“, so Schneider weiter. Sie verwies diesbezüglich auf die Tätigkeitsberichte des Landesbeauftragten für den Datenschutz, Dr. Thomas Petri.

Dieser äußert sich in grundlegender Form: „In elektronischen Ratsinformationssystemen werden den Ratsmitgliedern Unterlagen zum Abruf bereitgestellt. Auch, wenn danach durch technisch-organisatorische Maßnahmen ein Abdruck der am Bildschirm aufgerufenen Unterlagen verhindert werden kann, ist es doch regelmäßig möglich, den am Bildschirm sichtbar gemachten Text abzufotografieren oder einen Screenshot anzufertigen. Durch diese Möglichkeit kann der Aufruf einer Unterlage am Bildschirm mit einer Ablichtung verglichen werden“, so Petri im 25. Tätigkeitsbericht. Weiter äußerte er sich dann auch, dass somit nichtöffentliche Dokumente oder Tischvorlagen, die lediglich für die Dauer der Sitzung zur Verfügung gestellt werden, nicht auf diesem Wege den Mitgliedern zur Verfügung gestellt werden sollten.

„Wir können nicht mehr kontrollieren, was mit den Daten, die unser Haus verlassen, passiert“, so Schneider weiter. Gerade aber diese Daten können mitunter sehr sensibel sein. „Persönlich habe ich das in der Vergangenheit auch immer recht großzügig gesehen“, so Bürgermeister Jens Machold. Die neuen Entwicklungen ließen ihn aufhorchen. Letztlich stehen die Mitarbeiter der Verwaltung in der Verantwortung, die entsprechende Daten herausgeben. So äußerte sich Doris Schneider auch eindeutig auf die Anfrage, ob die Auswertung zur Bürgerbefragung an die Ratsmitglieder weitergeleitet werden kann. „Nein, diese kann nur im Rathaus eingesehen werden.“ Auch weiterhin können, so die Bauamtsleiterin alle Ratsmitglieder Informationen einfordern, die sie zur Entscheidungsfindung brauchen, aber sie können diese eben nur mehr im Rathaus einsehen, anstatt wie bisher zu Hause studieren. „Wir haben dies bislang als Vertrauensbeweis unsererseits gesehen, dass die Gemeinderäte auch ihrer Tätigkeit nachgehen können. Aber dieses Vertrauen wurde missbraucht.“

Ein Aussage, die so manchem Gemeinderat nicht schmecken dürfte. „Man kann doch nicht alle für die Verfehlung eines einzelnen bestrafen“, so der Einwand. Doch die Gesetzeslage ist hier klar: Jeder Bürger hat ein Recht darauf, dass mit seinen Daten vertraulich umgegangen wird, und dass diese auch nicht unbefugt an Dritte weitergegeben werden dürfen. Somit müssen sich nun die Ratsmitglieder mit deutlich weniger Unterlagen begnügen, als sie es bislang gewohnt waren. In der Vergangenheit ging das auch.